Kancelářské papíry se liší formátem, gramáží, bělostí a povrchovou úpravou. Nejčastější jsou papíry A4 a A3 určené pro každodenní tisk. Pro speciální použití existují papíry s vyšší gramáží nebo ekologické varianty.
Standardem je gramáž 80 g/m², vhodná pro většinu tiskáren a kopírek. Nižší gramáže se používají pro velkoobjemový tisk. Vyšší gramáže zvyšují pevnost a kvalitu dokumentu.
Pro laserové tiskárny je důležitá tepelná odolnost papíru. Papír musí zvládnout vysoké teploty bez deformace. Většina kancelářských papírů je laserově kompatibilní.
Inkoustové tiskárny vyžadují papír s vyváženou savostí. Hladký povrch zajišťuje ostřejší tisk. Pro běžný tisk postačí standardní kancelářský papír.
Formát A4 je nejpoužívanější pro kancelářské dokumenty. A3 nabízí větší plochu pro tabulky a výkresy. Oba formáty odpovídají normě ISO 216.
Bělost papíru ovlivňuje kontrast a čitelnost tisku. Vyšší hodnota CIE znamená jasnější a bělejší papír. Pro kancelářské použití jsou běžné hodnoty kolem CIE 150–170.
Bílý papír má vyšší bělost a jednotný vzhled. Recyklovaný papír je ekologičtější variantou s nižší bělostí. Funkčně je vhodný pro běžný kancelářský tisk.
Většina kancelářských papírů podporuje oboustranný tisk. Vyšší gramáž snižuje průsvitnost. Oboustranný tisk pomáhá snižovat spotřebu papíru.
Kvalitní papír produkuje méně prachu a snižuje opotřebení zařízení. Nekvalitní papíry mohou způsobovat zasekávání. Stabilní kvalita je důležitá pro firemní provoz.
Certifikace potvrzují odpovědný původ suroviny. Jsou důležité pro organizace s důrazem na udržitelnost. Informace o certifikaci je uvedena na obalu papíru.
Nejběžnější balení obsahuje 500 listů. Pro větší odběry jsou běžné kartony nebo palety. Balení chrání papír před vlhkostí.
Papír by měl být skladován v suchu a při stabilní teplotě. Vlhkost může negativně ovlivnit tisk. Doporučuje se ponechat papír v originálním obalu.
Standardní kancelářské papíry jsou vhodné pro běžnou archivaci. Pro dlouhodobé uchování se používají archivní papíry. Tyto vlastnosti uvádí výrobce.
Pro školy je vhodný univerzální papír 80 g/m². Důležitá je kompatibilita s různými tiskárnami. Papír musí zvládnout vysoký objem tisku.
Firmy často kombinují více typů papíru podle použití. Pro interní tisk postačí standardní papír. Pro reprezentativní dokumenty se volí vyšší gramáž a bělost.